Правила деловой переписки таковы: будьте вежливы и корректны, не допускайте фривольностей и неформального стиля. Излагайте мысли коротки, понятно и только по делу, здоровайтесь и прощайтесь, пишите простым языком (и избегайте ошибок).
Основные правила
Сначала отметим следующее – когда мы говорим о правилах деловой переписки, в первую очередь, мы имеем ввиду электронные письма. Несмотря на то, что часть документации все еще оформляется в бумажном виде, цифровой формат общения уже давно превалирует. В подавляющем большинстве случаев мы общаемся с партнерами, клиентами, коллегами через мессенджеры и по электронной почте.
Приведенные в этом обзоре правила ведения деловой переписки, разумеется, можно применять не только к электронной корреспонденции – практически все из них подходят и для обычных бумажных документов.
Итак, приступим. В деловой электронной переписке есть общепринятые правила – с них и следует начать.
1. Используйте формальный стиль
Разумеется, в общении по рабочим вопросам нужно придерживаться вежливо-нейтрального тона. Нельзя позволять себе даже намек на легкомыслие или, тем более, фривольность.
Скорее читайте, как ответить на «спасибо» в деловой переписке, чтобы это было корректно.
Общайтесь спокойно, вежливо и всегда обращайтесь на «вы». Обращение на «ты» не рекомендуется, потому что вы разговариваете с коллегой, заказчиком или клиентом, партнером, но не с товарищем.
Общие правила деловой переписки допускают обращение как по имени-отчеству, так и только по имени. При этом все равно необходимо придерживаться обращения на «вы». Например: «Здравствуйте, Иван» или «Добрый день, Иван Петрович».
2. Пишите точно и коротко
Правила деловой переписки и оформления делового письма предполагают, что вы будете сразу высказывать суть, не растрачивая время на «реверансы». Лить воду не стоит, пишите четко, емко и по делу – так, чтобы адресат сразу понял, о чем идет речь, что от него требуется, каких договоренностей необходимо достичь.
Разумеется, не нужно экономить слова – пишите столько, сколько нужно для описания вопроса или проблемы. Но не увлекайтесь цветистыми оборотами и не отвлекайтесь от основной темы.
Здесь также важно отметить следующее: если письмо выходит очень длинным, лучше оставить в теле основную информацию, а все остальное перенести во вложенный файл. Так гораздо проще воспринимать входящее – и вы быстрее дождетесь нужного ответа.
3. Сделайте сообщение читаемым
Это базовые правила деловой переписки в мессенджерах, по электронной почте, на бумаге – как угодно. Любое ваше письмо или сообщение должно быть приятным и понятным глазу. Иными словами, не забывайте структурировать и форматировать текст.
Согласитесь, гораздо проще читать сообщение, которое разделено на равные абзацы, нежели сплошную «простыню» текста? Вот несколько полезных советов, которые можно и нужно использовать тем, кто интересуется правилами оформления деловой переписки:
- Используйте только один шрифт, не нужно их миксовать;
- Выберите нейтральный шрифт – никаких завитушек, ничего кричащего или сложного для восприятия;
- Подберите оптимальный размер шрифта – не слишком большой, но и не слишком маленький;
- Не используйте полужирное выделение текста, курсив и подчеркивание. Только в крайних случаях, если нужно корректно привлечь внимание к какому-то фрагменту текста (это же касается и цветового выделения);
- Не используйте смайлики – эмодзи и текстовые символы;
- Делите текст на абзацы – желательно, чтобы они имели примерно одинаковый размер;
- Не забывайте начинать предложения с большой буквы, всегда ставьте пробелы после знаков препинания.
Откройте любой пример писем – правила оформления деловой переписки сразу бросятся вам в глаза.
4. Проверьте себя
Мало того, что текст должен быть структурирован, написан четко, емко и достаточно коротко. Правила этики деловой переписки гласят, что он должен быть грамотным. Если вы не уверены в своих силах, можно воспользоваться сторонними специальными сервисами, чтобы проверить написание слов и расстановку знаков препинания.
Грамотность очень важна, если вы хотите произвести хорошее впечатление – ошибки могут значительно подпортить мнение получателя о вас.
И еще одна очень важная вещь о том, как правильно вести деловую переписку – всегда проверяйте письмо или сообщение перед отправкой. Помните, что любой может ошибиться, допустить промашку или описку, нажать не на ту клавишу. Это не страшно – просто оставьте себе место и возможность для маневра.
Кажется, мы изложили все базовые правила. Но это еще не все! Во второй части нашего обзора расскажем, как и что следует писать в современной деловой переписке по электронной почте.
Цифровой этикет
Как мы уже и упоминали, подавляющее большинство писем пишется в электронном формате, поэтому очень важно знать отдельные правила для оформления цифровой переписки. О правилах деловой переписке по электронной почте читайте — здесь.
Как вести деловую переписку правильно? Начнем с того, что у всех писем есть структура, которой стоит придерживаться. Подробно расскажем обо всем.
- Всегда начинайте с темы. Не заполнять это поле нельзя – более того, оно должно быть заполнено правильно. В нескольких словах пишите самую суть вашего письма, чтобы получатель мог сразу все понять.
- Не забывайте о приветствии и обращении. Здороваться лучше с помощью нейтральных конструкций «Здравствуйте» и «Доброго дня», обращаться можно только на «вы». При этом ваш формат общения может допускать обращение только по имени (Добрый день, Иван) или по имени-отчеству (Здравствуйте, Иван Васильевич).
- Если письмо получается слишком длинным, перенесите текст во вложение (отдельным файлом) и напишите сообщение об этом.
- Если вы добавляете какие-то вложения, они должны быть грамотно озаглавлены – так, чтобы получатель мог сразу идентифицировать нужный файл. Согласитесь, нет никаких вопросов, если вы получили файл «Счет 22/01 Рога и копыта»? Зато их будет очень много, если во вложении прикреплен «IMG45678920».
- Не забывайте прощаться – опять же, достаточно нейтральных общих фраз.
Помимо структуры очень важно помнить о таких правилах:
- Всегда оформляйте письмо как ответ на предыдущее, чтобы сохранить всю цепочку входящих и исходящих. Не нужно каждый раз писать новое письмо, важно, чтобы переписка всегда была под рукой, и вы (и получатель) не путались в сообщениях.
- Если ответа ждут от вас – необходимо написать письмо достаточно быстро, не заставляйте человека долго ждать, когда идет открытый, активный диалог. Если вопрос требует решения (и это займет какое-то время), нужно уведомить адресата отдельным коротким сообщением с просьбой подождать.
- В каждом письме обязательно должна быть подпись. Она включает в себя ваше ФИО (только фамилию и имя или имя-отчество), название компании, вашу должность и отдел, в котором вы работаете. Также обязательно нужно добавить контактную информацию – вплоть до номера добавочного.
Как видите, правила этикета в деловой переписке не так уж сложны – может быть, сперва вам покажется, что норм очень много, уследить за всеми трудно. Но это не так, поверьте, что уже через несколько сообщений вы с легкостью будете брать нужный тон, сделаете корректное оформление и запомнитесь собеседнику как крайне приятный человек.